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2014.12.05

マンション管理組合コミュニティページを、サイボウズLiveを使って10分で立ち上げたときの話
 
 
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マンションでもご近所づきあいは大事!

日本人の42%は集合住宅住まい!

 

総務省統計局が2014年7月に発表した住宅・土地統計調査の速報集計結果(2013年時点)によると、日本の住宅の建て方の割合は

・一戸建て 55%

・集合住宅 42%  

http://www.stat.go.jp/data/jyutaku/index.htm

 

 

ちなみに1973年は集合住宅の割合が25%。

この40年で約2倍です。日本人のご近所づきあいの多くは今や集合住宅でのお隣さんというわけですね。

 

 

でも相変わらず隣に誰が住んでいるか知らないという声も聞こえてきます。同僚の1人は4年住んで引っ越したマンションで一度も隣の住人の顔を見たことが無かったとか!

 



高まるマンションのコミュニティへの感心

 

東日本大震災以降、マンションのコミュニティを見直す動きが高まっています。

やっぱりいざという時に頼りになるのは遠くの親戚より近くの隣人

とはいうもののその付き合いのバランスが難しいんですよね。

 

かつてのムラ社会のようなのべつまくなしに集まり合うような関係じゃなく、必要な時にさっとつながれるSNS的な関係が作れないか。

 

じゃあ作ってみましょうか、そのマンション内SNS!

今回は、この10月に利用者が100万人を突破と勢いに乗っているサイボウズLiveを用いて筆者が自らが住むマンションのコミュニティページを作ったときの話を紹介します。



サイボウズLiveが管理組合運営に役立つ8つの理由

1.管理者の負担が軽い

 

グループウェアと聞くと管理者がメンバー登録を行ったりと結構な負荷が伴うイメージ。

管理組合で一番ITリテラシーが高そうな人を選んで頭を下げてやってもらうのかなと想像しちゃいますよね。

 

でもサイボウズLiveの登録はとっても簡単。 管理者が行うことはサイトの名前をつけてメンバー(入居者・組合員)にメールで招待するだけ!

 

招待された側はサイボウズLiveを使う為の簡単な登録を行えばすぐ掲示版に入室できるようになります。

本人の氏名などのプロフィールは入出後各自が編集可能ですから管理者の負荷がとっても軽いというわけ。

 


サイボウズLiveが管理組合運営に役立つ8つの理由

とはいえ、招待する際に必要となるメールアドレスの収集だけは最初に文書回覧などで行っておきましょう。その段階では部屋番号とメールアドレスだけでも良いのです。

 
 
 
2.殆どの端末から利用できる。

 

サイボウズLiveのメリットは端末やデバイスへの幅広い対応。

最新アプリでは置き去りにされがちなガラケーにもしっかり対応しています。

 

携帯電話の普及率は平成25年度で101% ※総務省調べ

ガラケーにまで対応していれば参加出来ない方は極めて少なくなるはずですよね。

 

パソコンはブラウザからの操作となり、スマートフォンは専用アプリで対応しています。もちろんiOSとAndroidの両対応ですよ。



 
 
3.入室しやすくて、しかも安全!

 

プライベートなコミュニティサイト、いわゆる電子掲示板を作るに当たって気になるのがそのセキュリティ。

従来はIDとパスワードで管理したりしましたが、その管理も大変。同じものを使い続けると漏洩リスクが高まるし、かといって頻繁に変えると周知が大変。

忘れた人からの問い合わせも管理者が受け持つことになります・・・。

 

サイボウズLiveは各自が登録時に用いたメールアドレスがIDとなります。さらにログイン時のパスワードも各自で決めたものとなりますから忘れにくいのです。

 

なお、仮に掲示版のURLだけ知っていたとしても内容は表示されません。マンションを退去したユーザーのアカウントは管理者で無効にすることができます。非招待者がアクセスした場合は以下のように表示されるんですよ。



 



 

 

4.書き込みや更新が通知される

 

マンションの管理組合用コミュニティーページというのはその性格上それほど活発に更新されるたぐいのものではありません。

なのでたまに書き込みがあっても誰も気付かず、実質放置ということになりがち。

 

しかしそこはサイボウズLive、今時のグループウェアとして抜かりはないのでした。

 

新規のお知らせや、掲示版への書き込み、それに対するコメントがあった場合は通知をメールで受け取ることができます。初期状態では1時間に1回で実施されており、更新が無い場合は通知無し。



さらに作製するトピックスにて「緊急通知」を選んだ場合は書き込んだ直後にメンバー全員にメール配信されます。これは防災対応にも活用出来そうですね。



そして・・・

 

◎イイね! がつけられる

 

これ、結構重要なポイントなんです。

どこのグループにも意欲の高い人がいて、より良くするためのアイデアや意見を提示して引っ張ろうとしてくれます。

通知機能とイイね!ボタンはそんな人をバックアップしてくれるんですよ!



 
 
5.チャット会議ができる

 

キーボードによる会話、チャット。最近はLINEのおかげでキーボードのブラインドタッチより速くスマートフォンをタップできる人も少なくないとか。

管理組合で一つのテーマを議論するうえで、このグループチャット機能は有効です。

まず集まる場所がいらない。共有ルームの無いマンションでも、各自が自室からチャット会議に参加出来ます。子守しながてらでも出張中でも仕事中でもOK。
さらにチャットログとして残りますからその際参加出来なかった人も後から内容を参照できるという次第。


 
 
6.共有フォルダがある

 

管理組合の収支報告書や修繕計画の進行表、各種工事見積などマンションには多くの書類が付きものです。
これ普段は管理人室に保管されているのですがなかなか見る機会はありませんよね。


これらの書類を電子化してサイボウズLiveの共有フォルダにUPすればいつでも閲覧することができます。しかもその容量は1GB!

 

画像を多用したドキュメントも難なく保管可能ですから、防災訓練の様子や懇親会の様子なども保存してマンションの歴史を作っていくのも素敵ですね。



 
 
7.簡易アンケートフォームがある

 

管理組合は小さいながらも民主主義の共同体。意見収集や多数決はつきものです。これを簡単に行うための簡易アンケート機能も備わっています。



簡易なので選択肢は◎△×の三種類のみとなりますが、それで回答できるように質問を作り込めばかなりの質問に対応させられそう。

会議招集の日程調整などはもちろん、
A案B案の選択など管理組合につきものの調整事項ならこれで十分ですね。
さらに回答内容を
CSVで出力させるという機能も備えていますから、腕に覚えのある人はExcelに取り込んでのクロス集計なんて事も可能!


 
 
8.施設予約機能がある

 

ゲスト用の駐車場や、会議室が有るマンションの場合、その予約機能をサイボウズLiveに担わせることができます。

マンションによって有する施設は異なりますがそのその数や名称も管理者にて自由に変更可能。
ぼくは見たことはありませんが巷
にはホームシアターやカラオケルームを共用設備に持つマンションもあるとか。うらやましいですね!
 
 
 


 

 

 

たった10分で管理組合掲示版を作ったときの話

まずは事前準備

 

サイボウズLiveのグループはほんとうにあっというまに作れちゃうのですが管理組合用ページの場合は事前の根回しが必要です。さすがにここは時間を掛けておく必要がありますね。

 

管理組合ページ作成の主旨を理事会などで説明、事前合意を得て、マンション各部屋代表者のメールアドレスを入手しておきましょう。

理事会名義での通知と、用紙記入と管理組合用ポストでの収集がおすすめです。





 
サイボウズLiveの登録

ここからは早いですよ。それこそ10分!

 

1.サイボウズLiveにてアカウントを作成

 

メールアドレスだけで簡単に登録できます。

 

Facebook・Twitterのアカウントがあればもっと簡単で、それこそ1クリックで登録可能 !



 

2.「グループを作る」 をクリックしてグループ名にマンション名を入れる 。これでできあがり!



 

3.組合員(入居者)をメールにて招待

 

あらかじめ入手しておいた部屋番号とメールアドレスの対応表に従いメールを入力していきます。

 



管理組合掲示版作製の趣旨をメッセージ欄に記入したら送信!

 

登録状況と未登録の状況も確認できますので、メールの送信ミスなどはそちらでチェック。



 

 

 

サイボウズLive あとがき

 

いかがでしたか。

こんなに優れたグループウェアが無料で提供されているってつくづく凄いですよね。
 

企業はもちろん、PTAや趣味のサークルなど多くで利用されているサイボウズLive。
ネットでのコミュニティ管理を実世界で行おうとすると、それぞれのリテラシーやスキルのバラツキが生じやすくそれが障壁となりがち。でもガラケーまで対応せる懐の広さがそれをカバーしてくれます。

 

 

ぼくが住んでいるマンションでは実際にサイボウズLiveを用いたコミュニティページを作り、早速監視カメラの交換に関する議案を検討、2週間とかからず代替機を選定し、可決させることができました。

なにせ通勤電車の中からでもコメントを返せますから、本当に迅速にことが進むんですよ。

 

理事メンバーの方はぜひご検討を!



 
 
 

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